日 時: 2018年3月4日(日) 10:00~12:00
場 所: こやつ自治会集会所
出席者: 待田、大賀、高柳、村木、角川、飯川、藤澤、吉田、柏木、志内(記)
内 容:
1. 災害時要支援者調査の実施
● 「要支援者・支援者 一覧表」改版 配布(待田さん)
配布一覧から外れた方がいるが、朱記取消にて対応する
前年度支援者に対して、年度の終わりに区切りの挨拶を行うこととする(内容、担当者については要検討事項とする)
2. 定期総会(3/25 13:30~)資料案 確認
各担当作成の案を確認し、訂正点の確認を行った
● 事業報告: 志内
⇒「2.井戸端講習会の開催」 「ジャガポーク」は「乾物&缶詰すいとん」へ変更
⇒「7.資機材および備蓄品の購入」の金額は削除、購入備品を追加する
● 会計報告: 高柳さん
⇒指摘事項なし
● 会計監査報告: 高柳さん
⇒日付は3/11となる予定
● 事業計画: 大賀さん
⇒「活動方針」 防災だよりの記載は残す
⇒「2 事業計画 – (2) 災害時地域支え合い事業」 「支え合い」は「支えあい」の表記とする
⇒「井戸端講習会の開催」 内容は、「非常時に備えての衣食住の意見交換、実習(例えばクッキング 等) 年1、2回」とする
⇒「2 事業計画 – (5) 防災マニュアルに沿った運用訓練」は記載を残しておく
⇒「2 事業計画 – (4) と (5)」 記載順を交換する
⇒「2 事業計画 – (6) その他」 災害時ボランティア隊の募集時期を「5月頃」と記載する
⇒「2 事業計画 – (6) その他」 必要物品の購入へ、(防災用ヘルメット等)を補足
⇒「2 事業計画 – (6) その他」 防災関係講習会への参加へ、(千葉市防災ライセンス講座等)を補足
● 会計予算: 高柳さん
⇒「1 収入の部 – 市助成金 – 摘要」の、「春の防災訓練」を「防災訓練」とする
⇒「2 支出の部 – 平成30年度予算額 – 雑費」の、「18,500円」を「20,000円」とする
● 役員及び会計監査委員改選: 村木さん
⇒新規役員の勧誘について、今年度は時間がないためあきらめることとし、来年度の課題として早めに開始することとする
⇒新自治会防災部担当の方が決まり次第役員案を完成する
● 総会進行要領: 待田さん
⇒内部資料のため訂正点なし
各担当が訂正点を反映し、志内宛15日(木)までに電子データを送付することとした
3. その他
● 春の防災訓練内容案 検討(待田さん)
待田さんより企画案を説明し、配布資料に基づき討議を行った。
⇒春の防災訓練は当該企画案に沿ってDIGを行うこととして、消防署への依頼は行わないこととした
⇒「4.詳細手順」の「d.その他」の「1~3位表彰、賞品の用意」については無しとする
⇒段取りの詳細、役員による防災マップサンプルの作成等は次回以降に実施することとした
● 防災訓練実施予定日について
春は6.24(日)と決定。秋は11.25(日)になると予想している
次回予定(案) ・・・ 2018年4月8日(日) 10:00~11:30
※11:30~12:30 新旧役員 昼食懇談会
以上
日 時: 2018年2月4日(日) 10:00~11:30
場 所: こやつ自治会集会所
出席者: 待田、大賀、高柳、村木、角川、飯川、藤澤、吉田、柏木、志内(記)
内 容:
1. 自治会・防災会・シニアクラブ合同お疲れ様会の件 (1/7)
防災会から5人出席(待田さん、大賀さん、高柳さん(シニアクラブ兼)、村木さん、志内)
2. 災害時要支援者調査の実施
●「要支援者・支援者 一覧表」配布(待田さん)
リスト内容に更新があると思われるため、確認後再度更新する(待田さん)
リストの項目に年代(何歳代)を追加する(待田さん)
3.ヘルメット等、経年チェック(大賀さん)
●次年度購入予定数量確認
購入後6年が買い替えの目安だが、保有分は全て超過している。
来年度以降、防災会役員、災害時ボランティア隊、班長分を購入して防災倉庫へ保管する予定。
4. 定期総会(3/25)準備・・・各担当割当
●事業報告: 志内
●会計報告: 高柳さん
●会計監査報告: 山根さんへ依頼
●事業計画: 大賀さん
●会計予算: 高柳さん
●役員及び会計監査委員改選: 人員調整・決定(待田さん)、一覧作成(村木さん)
●総会進行要領: 待田さん
●資料印刷: 角川さん
※次回会議までにそれぞれ素案を作成し、次回会議でレビューを行う
5. その他
●次期役員推薦
・1/7のお疲れ様会で、来年度名前が挙がっていた方に確認する
・防災訓練時に積極的に発言されていた方に確認する
●春の防災訓練内容
・待田さんが研修で体験したDIGを検討する。次回までに実施案たたき台を作成する(待田さん)
●会計報告(案)、予算計画
・今年度までの支出の部の科目の分類が分かりづらくなってきているため、
来年度(H30年度)の予算計画より、変更後の分類を用いることとする
(H29年度は予算との対比が必要なため変更しない)
次回予定(案)・ 2018年3月4日(日) 10:00~12:00
以上
日 時: 2018年1月7日(日) 10:00~12:00
場 所: こやつ自治会集会所
出席者: 大賀、高柳、角川、待田(記)
内 容:
1. 美化デー&防災訓練(11/26)関連
2. 備蓄品購入
3. 災害時要支援者調査の実施
4. ヘルメット等、経年チェック表(大賀)
5. 防災マップ作り(DIG:Disaster Imagination Game)試行について
6. その他
次回予定(案) ・・・ 2月4日(日)
以上
日 時: 2017年12月3日(日) 10:00~11:30
場 所: こやつ自治会集会所
出席者: 待田、大賀、高柳、村木、飯川、藤澤、柏木、志内(記)
内 容:
1. 美化デー&防災訓練(11/26)の反省
・安否確認・・・確認リスト返却→自治会
- 一部、人数の記入がなかった班があるため、次回注意する
(春は説明を実施したが秋は説明を実施しなかった)
- 安否確認の目的は、負傷者、食料確保のための集計である旨確認
・防災ゲーム「クロスロード」
「普段なかなか会話できない近所の方たちと、クロスロードを通じて交流できてよかった」、「自分と違った意見が参考になった」、「防災に関する議論が深まった」など、好意的な意見が多く、有益であったと考えられる。
※各班の発表内容は「美化デーの報告」を参照
・自主防災組織活動助成金交付申請
消防署等公的立場の人が不参加だったため、参加人数が分かる文書・写真などを求められた
※消防署が参加しない場合は、区役所から人を立ち会わせるとのこと
2. 備蓄品購入
・購入改定案提示(待田さん)&協議
改定案は安価なものを組入れて作成したもの。この提示案で購入する
※防災訓練時声が届きにくいため、拡声器の購入は来年度検討する
3. 災害時用支援者調査の実施
・支援者が空欄のものについて、担当および確認者を決定
4. その他
・自治会・防災会・シニアクラブ合同お疲れ様会の提案
提案を受け入れることとする。但し別途連絡があるため参加可能のみでOK。
※来年度は、年度初めの顔合わせなども検討する
・ヘルメット等、経年チェック表作成 ・・・救出救護部
ヘルメットの所在、取得年月、耐用年数を確認してリスト化する(大賀さん)
・千葉市防災ライセンス講座について(11/30,12/1 待田さん)
女性講師により、避難所の運営、メンタルケアの講義や、チーム毎の
フィールドワークを実施 ⇒ 大変有意義であったため、次回お勧め
次回予定 ・・・ 2018年1月7日(日) 10:00~12:00
以上
日 時: 2017年11月5日(日) 10:00~11:30
場 所: こやつ自治会集会所
出席者: 待田、村木、高柳、飯川、藤澤、柏木、志内(記)
内 容:
1. 美化デー&防災訓練について
・日程: 11/26(予備日:12/3)
・防災訓練内容:
★防災ゲーム「クロスロード」
※11/5 の自治会役員会での説明(大賀さん)は問題なかった
★安否確認、無事ですタオル掲示(例年通り)
・安否確認受付: 9:00 - 9:30 担当: 待田さん、志内
・自主防災組織活動助成金交付申請: ・・・実施日までに地域振興課へ提出
⇒ 290名 x 80円 = 23,200円 が交付される予定
・備蓄食料の配布
⇒ 12日までに300名分確保可能であれば受領する(志内)
2. 備蓄品購入
・購入案提示(待田さん)&協議
待田さんより購入案を提示(トイレットペーパー、濡れタオル、大人用おむつ・紙パンツ、
生理用ナプキン)
⇒ 他に良いものがあれば提案する
3. 災害時用支援者調査の実施
・回覧資料確認
⇒ 内容は特に問題なし。アパートへの確認方法は班長会で要検討。
4. その他
・資料:いつか来る災害のために 東北の人たちの「教え」 ・・・村木さんより
⇒ 順次各委員で回覧する
・ヘルメット等、経年チェック表作成 ・・・救出救護部
⇒ 今回はスキップ
・井戸端講習会報告
⇒ 10/24実施。15名参加。サバ缶サンド、じゃがポークなど調理・実食。
大変好評であった。
・平成29年度 小谷防災会会計/日計表の配布・説明 ・・・高柳さん
次回予定 ・・・ 2017年12月3日(日) 10:00~12:00
美化デーが12/3に開催された場合は、1月7日(日)
以上
日 時: 2017年10月1日(日) 10:00~11:30
場 所: こやつ自治会集会所
出席者: 待田、大賀、村木、高柳、吉田、飯川、藤澤、角川、柏木 (待田記)
内 容:
1. 美化デー&防災訓練について
・日程: 11/26(予備日:12/3)
・防災訓練内容:
★防災ゲーム「クロスロード」
自治会への説明書のレビュー(大賀さん)
■ 「お知らせとお願い」 →了承。
■ 「クロスロード」(A案、B案) →A案で実施。時間が余れば他の質問についても班内で話し合ってもらう事とする。「Y/Nカード」の運用は次回以降。
★安否確認、無事ですタオル掲示 →例年通り、以下を実施する。(時間は参考)
9:00~9:30:「無事ですタオル」の掲示、安否確認報告(住民→班長)
9:30~9:45:安否確認報告(班長→防災本部(集会所))
※上記に基づき、本日14時から自治会役員会で説明する。(大賀さん)
2. 防災会保有機材・備品の経年劣化、消耗度確認
・ヘルメット等、経年チェック表作成 ・・・救出救護部 →今年度中に作成予定。
3. その他
・災害時ボランティア隊 未回答者確認 →了承を確認済み。(計6名)
・災害ボランティアセンター運営ボランティア講座(千葉市VC) 10/14、10/21
・防災ライセンス講座(千葉市) 10/25、10/26 その他 →待田申込済み。
・地域・学校防災教育セミナー(千葉県) 11/9
・防災会会計/日計表の提示(高柳さんより)
・災害時要支援者調査実施 →メールにて資料確認し、11/5回覧依頼する。(角川さん)
・備蓄品(トイレットペーパー、ウェットティッシュ、紙おむつ、生理用品)等購入 →費用調査しメールで購入量等調整する。(待田)
次回予定 ・・・ 2017年11月5日(日) 10:00~12:00
以上
日 時: 2017年9月3日(日) 10:00~12:00
場 所: こやつ自治会集会所
出席者: 待田、大賀、村木、藤澤、角川、飯川、吉田、高柳、志内(記)
内 容:
1. 災害時ボランティア隊の募集結果・・・高柳さん
・災害時ボランティア隊一覧を配布(一部隊員の継続について要確認)
2. 美化データ&防災訓練について
・日程:11/26(予備日:12/3)
・防災訓練内容(今回緑消防署の協力はなし):
⇒大賀さんよりクロスロードについて説明
訓練当日は、配布問題3問の内から各班1問を選んで討議し、結果を発表してもらう。 時間配分: 説明(5分)、話し合い(25分)、発表(30分)
⇒次回までに自治会向けの説明文書を作成し、次回自治会役員会で説明予定(大賀さん)
3. 防災会保有機材・備品の経年劣化、消耗度確認・・・大賀さん
・小谷防災会資機材一覧表を配布し説明
⇒今後ヘルメットの棚卸しを行い、通し番号付与、点検日確認を行う(救出救護部)
4. その他
・小谷小避難所宿泊体験(8/26~27)の報告
-参加者数:56名(内、宿泊者31名)
-避難所運営委員会HP(https://koyatsushohinanjyo.jimdo.com/)に様子を掲載
・資機材購入助成金(¥43,600)振込み時期について
⇒9月中に振り込まれる予定。
次回予定 ・・・ 2017年10月1日(日) 10:00~12:00
以 上
日 時: 2017年8月6日(日) 10:00~11:30
場 所: こやつ自治会集会所
出席者: 待田、大賀、村木、高柳、藤澤、柏木、飯川、志内(記)
内 容:
1. 春の防災訓練(7/2)の反省(以下各委員からの感想)
・簡易トイレについて、新鮮だからか、一生懸命聞いてもらっていたように感じた
・延期で人数が減ったためよく話しが聞けたからか、参加者が活き活きしていたと感じた
・延期日当日、無事ですタオルだけ掲示する必要があるか?との質問が出た
⇒ 全予定が延期のため不要、と確認
・延期で都合がつかなかったからか、安否報告含め参加していない班があった
⇒ 13班中8班が参加
・雨天の実施も検討してはどうか
・雨天時の延期判断に(班長・班員が)迷うため、連絡経路を確保してはどうか
・世帯数のみでなく、人数の確認も必要ではないか
⇒ 過去にも検討したが、プライバシー、手間の問題から行っていない
・繰り返しが大事なので、実施できたことはよかった
⇒ 今後も少しずつ新しい内容を取り入れて継続していく
2. 災害時ボランティア隊の募集結果(高柳)
・本日(委員会当日)午後、自治会役員会にて集計予定
3. 資機材購入助成金について
・物品を調達できなかったもの、安く調達できたものなどがあり、申請(¥52,427)に対して、実績報告(¥43,650)は低くなった。
4. 防災講座「千葉市直下地震に備えて!」(7/9)受講報告(待田さん、三村さん出席)
※以下、参加者が印象に残った主なポイント
・災害時はできるだけ在宅避難を行う
- 高齢者は体調を崩す、女性は襲われる危険性がある
- 食料等のみ避難所で取得
- ペットへの対応は(避難所運営の立場としては)場所を提供するに留め、居住場所へ連れて行くことは避ける。介助犬、盲導犬等生活に必須の場合には、一緒に過ごせるよう専用の部屋を設置した方が好ましい
- 災害時には個人情報の保護は後回しとする
- 指示系統を円滑に保つため、避難所運営委員は指示のみ行い、実際の対応は別の者が担当する
5. 美化デー&防災訓練について
・日程: 11/26(日)(予備日:12/3(日))
・防災訓練内容について検討(緑消防署の協力なし)
- バケツリレー、伝言ゲーム等々、防災に関連したゲームを班別に行う
- 次回までに各自で案を考えてくる(“防災ゲーム”で検索すると多数出てくる)
6. その他
・防災会保有機材・備品の経年劣化、消耗度確認
- まずは買い替え提案リストを作成し、運営委員会で検討する
⇒ 次回 or 次々回までに作成する(大賀さん)
・ゴミステーションの予備備品(ネット等)収納場所について
- 基本的には自治会としてのみ使用するものは自治会倉庫(こやつ公園)へ収納してもらう
・ぼうさいだより9月号(井戸端講習会)レビュー
- 「女性陣で」という点を再度角川さんへ確認する(藤澤さん)
・自治会保安部からの傷害保険の確認
- 防災会では活動でケガをした場合などの保険はどうしているかとの問合せが自治会保安部よりあった(主に防犯パトロール時を想定)
⇒ 「防火防災訓練災害補償制度」の補償対象となる。
※下記千葉市HP「自主防災組織への助成制度」の「自主防災組織活動助成」に掲載されている「千葉市防火・防災訓練災害補償制度取扱要綱」参照
http://www.city.chiba.jp/somu/bosai/zisyubousetti.html?PreviewID=23154707%2D03C8%2D1774%2D4A152F6373047A2A&mode=preview
次回予定 ・・・ 2017年9月3日(日) 10:00~12:00
以 上
日 時: 2017年6月4日(日) 10:00~12:00
場 所: こやつ自治会集会所
出席者: 待田、大賀、村木、高柳、柏木、吉田、藤澤、志内(記)
内 容:
1. 春の防災訓練準備
・日程:6/25(日)、予備日7/2(日)
・訓練内容:
1. 簡易トイレ説明+機材紹介、煙体験、119番通報訓練
- 簡易トイレは、男女それぞれ1つずつ設置して説明する。
- 機材紹介は、主要なもののみ展示する(鍋、スコップ、発電機、投光機、担架、ヘルメット、トランシーバー、コンロ、ノコギリ、ポンプ等)
- 煙体験は、予定時間30分間に対してすぐに終わってしまうことが想定されるため、前後に説明を入れてもらえるよう事前に消防署へ依頼する(志内)
- 119番通報訓練は、昨今は携帯電話からの通報がメインと考えられるため、(固定電話と同じと思われるが)携帯電話を想定した訓練としてもらえるよう事前に消防署へ依頼する(志内)
2. 安否確認、無事ですタオル掲示
・参加賞:
以下の内容で5/24に補助申請済み(未回答)。
防寒・保温シート+トイレ処理セット:¥93,514(120人分、単価¥779)
・防災便り&参加者募集結果:
参加者は本日午後の自治会役員会で判明。追って藤澤さんより防災会役員へ共有予定。
・なつめ街自治会(吉田会長)への合同開催相談:
参加者数連絡待ち
・公園利用手続き:
申請済み
・安否確認受付:
集会所にて9:30~45(高柳、角川)
・役員集合:
夏の道公園に8:00(テント設営、機材搬出)
班旗、ビニールシート、マイク設備、高齢者用イス、長テーブル(2)、腕章
・安否確認リスト配布、班長説明:
本日午後の自治会役員会で大賀さんより説明予定。
・5丁目1~11住民の見学に関する問合せ:
見学可を回答済み
・その他
- 夏の道公園での訓練は、全体を3グループに分けて行うため、誘導のためのプラカードを作成する(村木)
- 式次第を、掲示用(A3x1)と班長配布用(A4x20)を準備する(志内)
2. 自治会新役員への「防災マニュアル」配布&説明
本日午後の自治会役員会で大賀さんより説明予定。基本的には配布のみとする。
3. 災害時ボランティア隊の募集
チラシ案を高柳さんより説明。以下要修正点。
⇒ 「募集中」の記載色を目立つものに変更
⇒ 「任期」の内容を具体的な日付(9/1~8/31)へ変更
4. その他
・集会所利用について:
これから気温が高くなり裏口のドアを開けまま会話をすると、集会所近隣の住民の方々へ迷惑をかける可能性がある為、集会時にはエアコンを利用し裏口ドアは閉める、または開ける場合は大きな声や音を出さないようにする旨、シニア会より協力依頼があった。防災会でも注意する。
次回予定 ・・・ 2017年7月2日(日)10:00~12:00
以 上
日 時: 2017年5月7日(日) 10:00~12:00
場 所: こやつ自治会集会所
出席者: 待田、大賀、村木、高柳、柏木、角川、飯川、吉田、藤澤、志内(記)
内 容:
1. 事務処理
・2017年度防災会名簿および専任担当表の配布を行った。
ただし、複数個所の訂正が必要となったため更新の上次回再度配布する(志内)
・藤澤さんは防災会へ奥様が参加するため、HP上の氏名を変更する(村木)
2. 春の防災訓練準備
・簡易トイレ説明: 内容は次回再度確認
・機材紹介: 防災会による稼動点検含め、保有機材を紹介する
・煙体験訓練、119番通報訓練: 4/19に緑消防署へ依頼済み
・参加賞: 4/19に地域振興課へ依頼を実施したが、保有食料の入れ替えが夏のため
できれば秋に一括としてほしいとの回答があり、検討の結果、今回は
配給を見送り秋に一括で受領することとした。
また今回の参加賞の内容は市へ補助申請を行うことを前提として
以下と決定した。
※各500円程度、個人へ配布 ⇒ 防寒・保温シート、トイレセット
・防災便り&参加者募集(案) のレビュー:
村木さんより印刷物について説明があり、皆でレビューを実施
- 雨天時の延期判断、周知はどうするか ⇒ 班長を通じて(記載はそのまま)
- 青地に赤い文字は見づらいので色を変更する
- 挿絵の文字は見えないが、雰囲気は分かるのでそのままとする
- 「『安否確認』の報告は、9:00~9:30までの間に班長宅へ」はそのままでOK
・なつめ街自治会(吉田会長)への合同開催相談
- 参加を受け入れる方向で広報誌を送る(待田)
・公園利用手続き(占用許可申請)
- メールにて緑地事務所宛申請(待田)
・安否確認受付:時間、場所、受付担当
- 9:30-9:45@自治会室(高柳、角川)
・役員集合:時刻、場所
- 8:00@夏の道公園(自治会役員、防災ボラへ数名募集依頼、待田)
- ボランティア隊へ誘導係として参加を呼びかけ(待田)
・安否確認リスト配布&説明(→自治会)を6/4実施予定(大賀)
3. 自治会新役員への「防災マニュアル」配布&説明
・次回自治会役員会(6/4)にて配布を行う(大賀)
4. 災害時ボランティア隊の募集
・来月ドラフトのレビューを実施(高柳、藤澤)
5. 井戸提供者の募集および水質検査
・汲み上げに使用する発電機が限られているため今年度は募集しない
・水質検査は年末に実施、もしくは今年度はスキップ
6. その他
・千葉県災害対策コーディネーター連絡会 年会費納入の件
- 今年度から、待田さんのみの継続とする(柏木、志内は退会)
・秋の美化デー
- 11/26(日) 予定。延期時 12/3(日)
・他地区からの防災訓練参加・見学について
- 民生委員の信太さんより、隣接する 5-1~5-11 地区の、こやつ自治会の防災訓練への参加・見学について問合せがあった。
⇒ 検討の結果、参加は条件の整備が必要なため今回は不可、見学は自由とのことで回答する(待田)
次回予定 ・・・ 2017年6月4日(日) 10:00~12:00
以 上
日 時: 2017年4月9日(日) 10:00~11:30
場 所: こやつ自治会集会所
出席者: 待田、大賀、村木、高柳、柏木、角川、飯川、吉田、藤澤、志内(記)
内 容:
1.自己紹介
・新役員相互に自己紹介を行った。
新規に役員へ加入となったのは、高柳さん、藤澤さん(自治会防災部)
2.新役員へ資料配布
・新役員の方へ以下の資料を配布
防災マニュアル
災害時の避難行動要支援者・支援者一覧表
資機材一覧表
3.事務処理
・名簿作成(連絡先確認、担当部割当)
担当部を以下の通り決定。これに基づき名簿を更新(志内)
広報: 村木、角川
防火: 飯川、志内
救出救護: 大賀、藤澤
避難誘導: 待田、高柳
給食給水: 柏木、吉田
・専任担当表作成(専任担当割当)
専任担当を以下の通り決定。これに基づき専任担当表を更新(志内)
防災訓練実施: 柏木、村木、志内
災害時ボランティア隊募集: 高柳、藤澤
避難行動要支援者調査: 飯川、吉田、角川
災害時発電機・井戸提供者募集: 待田、大賀
4.春の防災訓練内容決定
・日時:6月25日(予備日7月2日)9:00-12:00
・時間割:9:00-9:30 無事ですタオル掲示・班長へ安否確認報告
9:30-9:45 班長が集会所へ結果報告
10:00-12:00 夏の道公園で訓練実施
・内容(各項目2~30分間):
① 簡易トイレの説明+機材展示
② 煙体験(消防)
③ 119番通報訓練(消防)
・要対応事項:
① 次回委員会までに防災便り案を作成(村木)
② なつめ街自治会との合同開催検討・確認(待田)
③ 参加賞は次回までに案を考えてくる(150人、5万円)(各自)
④ 緑消防署への依頼(待田、柏木、志内)
・その他
災害時は集会所が自主防災対策本部となるため、周知のために看板を作成してはどうか
5.その他
・各種引継ぎを実施(防災会HP更新方法、会計、総務)
・運営委員会終了後、新旧役員による昼食懇談会を行った。
次回予定 ・・・ 2017年05月07日(日) 10:00~12:00
以 上