日 時: 2019年4月7日(日) 10:00~11:30
場 所: こやつ自治会集会所
出席者: 待田、大賀、高柳、吉田、飯川、長山(哲)、長山(千)、志内(記)
内 容:
1.小谷防災会 名簿等
・役員名簿 配布 ・・・ 志内
⇒ 未作成のため、作成後に配布する(志内)
・専任担当表(案) 配布&説明 ・・・ 待田
⇒ 待田さんより説明。担当は案どおりと決定。
2.災害時提供井戸について
・回覧資料(計4ページ): →2月回覧&アンケート回収結果?
⇒ 本日自治会運営委員会で確認予定
(⇒4/8中野自治会長より「アンケート回収実績は無し」との報告受領。)
3.今年度の「春の防災訓練」について
・日程:6月2日
・内容:避難訓練、起震車 ・・・ 全体スケジュール、段取り、その他
・通行不可ポイントの場所(案)について
⇒ 協議の上、主要な3ポイントを決定
・防災便り4月号(参加募集案内、参加希望者リスト回覧)作成 ・・・ 村木
⇒ 内容に問題ないため、本日の自治会運営委員会で配布・説明予定
・車椅子について ・・・ 吉田
⇒ 区役所より2台確保可能。手配を行う(吉田)
・自治会へ説明(企画書、安否確認) →4月7日 14時~ ・・・ 大賀、待田
・その他
⇒・先着グループと後着グループの区切りは、受付者が注意して行う(グループ表示板を作成して、分かり易いように班名を書き込む)
・各グループにボランティア隊を2名ずつ置く(ボラ隊の参加可否の確認は別途行う:待田)
・起震車は9:30~12:00で依頼済み
・参加賞は各グループアリーナでの説明の直後に配布する
・先着グループで早めに起震車体験を終了した人の時間つぶしの内容は要検討
・アリーナ内での説明分担(全部で30分を想定)
- 避難所の役割について ・・・ 角川
- 飲料水について ・・・ 志内
- 一時避難所について ・・・ 高柳
- 備蓄食料について ・・・ 待田
4.H30年度 定期総会実施
⇒ 自治会より防災訓練のちらし(防災便り)の電子データを受領したいとの要望が出た。また、訓練に対して助成金申請を失念していた点のお詫び、自治会防災部がなくなり防災会より自治会運営委員会へ適宜出向いて情報共有を行うことについて補足説明を行い、特に異議も無く無事終了。
⇒ 待田会長へHP掲載用に第一号議案のPDFを送付する。(志内)
5.事務処理まとめ ・・・ 待田
・「小谷防災会 事務処理まとめ」資料説明 ・・・ 待田
⇒ これまで手続きが会長依存となっていたが、助成金申請の失念を教訓として、内容を皆で共有することが目的。
・自主防災組織活動結果報告書
・自主防災組織変更届出書
・「自主防災組織への助成制度」
・こやつ防災会HP:「役員専用」→「事務処理(申請書類等)サンプル」
6.その他
・防災会新役員への防災マニュアル配布
⇒ 新加入の長山(哲)さんへ配布する(志内)
・昼食懇親会 12時頃~
⇒ 新加入の長山(哲)さんを交え昼食会を実施
次回予定(案) ・・・ 5月19日(日) 10:00~12:00